Troppe dashboard e numeri che non coincidono: come mettere ordine

Quando i numeri non tornano, spesso si aggiunge un’altra dashboard: una per le vendite, una per l’amministrazione, una per la direzione. Dopo un anno, in riunione si discute ancora quale cifra sia quella giusta. Di solito la causa sono le metriche non definite.

Lo stesso nome, tre numeri

Prendi la parola “fatturato”. Per le vendite può essere l’ordinato del mese. Per l’amministrazione è quanto è stato fatturato, magari al netto delle note di credito. Per la direzione finanziaria può essere l’incassato. Ognuno ha una buona ragione, ma i tre numeri non coincidono.

Lo stesso succede per clienti attivi, margine e tempo di consegna. Se nessuno ha scritto cosa significano, chi costruisce un report sceglie la definizione che gli sembra corretta.

Da dove partire

Conviene partire dalle decisioni da prendere. Da lì si ricavano le domande, le metriche che rispondono e infine i dati e gli strumenti necessari.

Cosa fare in pratica

Scegliere poche decisioni. Tre o quattro decisioni ricorrenti del management, per esempio investimenti, riordino, prezzi o priorità commerciali.

Scrivere la definizione di ogni metrica. Una frase per dire cosa include, da quale sistema arriva e ogni quanto si aggiorna. Una pagina in tutto, comprensibile anche a chi non è tecnico.

Dare un responsabile a ogni metrica. Una persona risponde della definizione e la aggiorna quando cambia il modo di lavorare.

Eliminare i report che non servono. Ogni dashboard dovrebbe avere uno scopo, un destinatario e una decisione a cui è collegata. Le altre si possono archiviare.

Mostrare la data di aggiornamento. Chi legge un numero deve sapere quanto è recente e da dove arriva.

Segnali di troppe dashboard

• Per ogni riunione importante qualcuno prepara un file a parte.
• Nessuno sa quanti report esistono e chi li usa.
• In riunione si discute delle cifre più che dei temi da decidere.
• Chi chiede un nuovo grafico non sa indicare quale scelta ne dipende.

Il ruolo della piattaforma dati

Una buona piattaforma dati rende più facile applicare definizioni comuni e avere un’unica fonte per ogni cifra. Le definizioni vanno comunque concordate tra chi prende le decisioni e chi gestisce i dati.