Automazione dei processi aziendali

Le attività da cui conviene iniziare

• Documenti: fatture, ordini, documenti di trasporto, email con allegati da leggere e registrare.
• Report ricorrenti: file che qualcuno ricostruisce ogni settimana o ogni mese, copiando numeri da più fonti.
• Scambio di dati tra sistemi: un ordine passa dall’e-commerce al gestionale, poi al magazzino, poi a un foglio Excel.
• Attività amministrative: solleciti, controlli, riconciliazioni, aggiornamenti anagrafici.

Sono attività frequenti e soggette a errori, e il risultato di un’automazione si misura in fretta.

Automazione tradizionale e agenti AI

Un workflow tradizionale va bene quando le regole sono chiare e le informazioni arrivano sempre nella stessa forma. Costa poco e fa sempre la stessa cosa, quindi è facile da controllare.

Un agente AI è adatto quando il materiale cambia ogni volta, per esempio testi liberi o documenti con formati diversi, e il compito richiede un po’ di giudizio. Costa di più, può sbagliare e va controllato.

Spesso la soluzione è mista: regole fisse per i passaggi prevedibili, AI per quelli variabili e una persona che controlla i passaggi in cui un errore costerebbe caro.

Come lavoro

Scelgo un processo e guardo come viene svolto da chi lo fa ogni giorno. Lo descrivo per iscritto, comprese le eccezioni. Automatizzo una prima parte, la faccio usare e misuro il tempo recuperato e gli errori. Se i risultati sono buoni, passo alla parte successiva.

Uso strumenti diffusi e documentati, così il tuo team o un altro fornitore può occuparsene anche senza di me.