Come capire se un processo è pronto per essere automatizzato con l’AI

Quando un’azienda parla di automatizzare un processo con l’AI, le soluzioni possibili sono almeno tre: rivedere il processo, usare un’automazione tradizionale o usare l’intelligenza artificiale. Questo articolo spiega come distinguerle.

Tre soluzioni possibili

Rivedere il processo. Se due persone svolgono lo stesso compito in modi diversi, o se nessuno sa spiegare perché esiste un passaggio, conviene chiarire questi punti prima di automatizzare.

Usare un’automazione tradizionale. Se le regole sono chiare e le informazioni arrivano sempre nella stessa forma, basta un flusso con regole fisse. Costa poco, è prevedibile e si controlla facilmente.

Usare l’intelligenza artificiale. È adatta quando il materiale cambia ogni volta, per esempio email scritte ogni volta in modo diverso o documenti con formati diversi, e quando serve interpretare il contenuto.

Un agente AI costa più di un’automazione semplice e va tenuto sotto controllo. Conviene usarlo solo quando le altre due soluzioni non bastano.

Cosa controllo prima di proporre un’automazione

La descrizione del processo

Prova a scriverlo in una pagina, con i passaggi e le eccezioni più frequenti. Se ci riesci, sei a buon punto. Se ogni persona lo racconta in modo diverso, il primo lavoro è mettersi d’accordo su come deve funzionare.

La forma delle informazioni

Dati in colonne e campi fissi si gestiscono con regole. Testi liberi, scansioni e allegati possono richiedere l’AI. Una prova utile è chiedersi se un collega nuovo saprebbe cosa fare con quel documento senza chiedere aiuto. Se dovrebbe chiedere spesso, anche un sistema automatico avrà bisogno di supervisione.

Le conseguenze di un errore

È il punto a cui do più peso. Se un errore costa poco e si vede subito, si può automatizzare con più libertà. Se costa molto, per esempio un pagamento o una comunicazione a un cliente, una persona deve controllare il risultato prima che abbia effetto. Gli errori dell’AI possono sembrare plausibili, quindi il controllo va previsto dall’inizio.

La qualità dei dati

Un’automazione lavora con i dati che riceve. Se le anagrafiche sono incomplete o i codici incoerenti, l’errore si ripete su ogni pratica. A volte il primo intervento è sistemare quei dati.

Il valore economico

Un compito di mezz’ora una volta al mese non giustifica un progetto. Uno che occupa due persone per un’ora al giorno può giustificarlo. Conta frequenza, tempo ed errori, e considera anche la manutenzione, perché un’automazione va seguita dopo la consegna.

Da quale processo iniziare

Per il primo progetto conviene scegliere un processo che si ripete spesso, con un risultato facile da verificare, che tollera qualche errore iniziale e coinvolge persone disposte a provare. Meglio evitare il processo più critico dell’azienda, così si impara con meno rischi.